Behandle sluttsedler

Oversikt over alle dine sluttsedler, både PDF og transaksjonsfiler ligger i innboksen. 

I innboksen her har jeg en PDF og tre transaksjonsfiler, dette ser du i Type kolonnen. 

Når du skal behandle sluttsedler slik at transaksjonene blir registrert i Dynamik har du to valg:

1. Behandle en og en sluttseddel
   
2. Behandler flere sluttsedler samtidig
   

Ved behandling av sluttsedler er det viktig at den registrerte informasjonen fra sluttseddelen er korrekt, slik at dataene i Dynamik stemmer og bokføringen blir riktig.

Vær oppmerksom på at du må å behandle transaksjonene i FIFO-rekkefølge. Ved behandling av en og en sluttseddel kan det være vanskelig å holde kontroll på dette. Vi anbefaler heller å markerer alle filene i innboksen, og behandler alle sluttsedler samtidig. Da klikker på du knappen "Open selected files" etter at du har markert alle filene.

Behandle en og en sluttseddel

For å behandle en enkelt sluttseddel går du på "Documents" - "Inbox", og trykker på ikonet med to piler i Pdf-kolonnen dersom du skal behandle en sluttseddel som har kommet inn som en PDF-fil.

Dersom du trykker på >>-ikonet i "Open file"-kolonnen og filen er en transaksjonsfil med flere transaksjoner, vil filen åpnes i en listevisning. I denne listevisningen kan du åpne en spesifikk sluttseddle ved å klikke på >>-ikonet på linjen.

Når du har klikket deg inn på en transaksjon vil sluttsedlene dukke opp på høyre side av skjermen. På venstre side legges grunnlagsdataene inn.

Systemet vil forsøke å finne korrekt data basert på AI-tolken, og fylle ut all informasjon som finnes i filen.

AI-tolken av PDF-dokumenter kan slås på i Settings - Company settings, feltet "Use AI translator on PDF files" må være markert.

De grønne, gule og røde markeringene i feltene markerer sikkerheten på tolkede data.

Dersom vi ikke klarer å finne korrekt instrument, kan du søke etter instrument i "Search instrument"-feltet. Tast inn navn eller ISIN, ved treff på søkeordet vil det dukke opp en liste:

Velg det instrumentet som det er handlet i. I kolonnen til høyre i søkelisten vil det stå enten "New" eller "E". "New" betyr at dette er et nytt instrument, hvor det ikke har vært handlet tidligere. "E" står for Existing instrument, dette er et instrument du allerede har i beholdningen. Velg alltid ekisterende instrument (E) dersom du allerede har handlet med dette instrumentet tidligere.

Hvilken konto instrumentet bokføres på blir avgjort av kontooppsett, dette kan du lese mer om i denne artikkelen. Motposten er hvilken bankkonto som benyttes. Standard bankkonto er 1920. Dette kan overstyres, ved å trykke på nedtrekks menyen i feltet for bankkonto.

Når alle feltene er fylt inn kan en velge mellom:

"Process": Transaksjonen vil bli prosessert til Dynamik. Når du har behandlet alle transaksjonene kan du ta en kontroll i Overview. Dersom alt ser bra ut i Overview kan transaksjonene bokføres i økonomisystemet. Dette gjør du fra Processed vouchers.

"Process and Post": Transaksjonen vil bli prosessert til Dynamik, og bilaget bokført i økonomisystemet.

Behandle flere sluttsedler samtidig

Dersom du har transaksjonsfiler i innboksen eller flere PDF-filer, anbefaler vi å behandle disse samtidig for å sikre FIFO-rekken. Les mer om datainnsamling i denne artikkelen. 

Når du er inne i listen over uprosesserte transaksjoner, vil alle transaksjoner vises i listen. Her må du se over om informasjonen er fullstendig og korrekt.

Det hender at data lest inn fra filen ikke er fullstendig. Punkter som kan mangle er:

1. Ingen treff på type transaksjon
2. Ingen treff på instrument, da vil kolonnen "Name" være tom
3. Manglende bankkonto
   

Ingen treff på type transaksjon - Unknown

I dette tilfellet har jeg importert inn en transaksjonsfil, som inneholder en del rader som ikke skal behandles i Dynamik. Dette kan typisk være innskudd og uttak på bankkontoen, returprovisjon og forvaltningshonorar.

Anbefaler å gå gjennom alle transaksjoner i Unknown for å avgjøre om transaksjonene skal registreres i Dynamik eller om de skal ligge igjen i Unknown.

Hvis transaksjonen skal behandles i Dynamik, klikk på >>-ikonet på raden, og velg korrekt type aktivitet, som for eksempel Bought, Dividend eller lignende.

Ingen treff på instrument

Når vi mangler informasjon i cellene for «Name» betyr dette at systemet ikke har klart å finne instrumentet. Det kan være forskjellig årsaker til det, som at det noterte instrumentet har skiftet ISIN nummer. Alternativt kan det være at instrumentet er et unotert selskap, som ikke er registrert på en børs. I utgangspunktet så skal Dynamik ha alle instrumenter som er notert på børs.

Søking etter instrument gjøres ved å trykke på forstørrelsesglasset i kolonnen "Name". Da vil du få opp et nytt bilde hvor du kan søke etter instrument.

For å finne et instrument kan du søke etter både ISIN, organisasjonsnummer dersom det er unotert men registrert på firmaet tidligere eller navn. Instrumentene er delt inn i instrument-type i søkeresultatet, dette for at det skal være enklere å finne korrekt instrument.

I dette eksempelet ser du at et søk på "Equinor" gir resultat på flere typer instrument. Er det for eksempel en aksje du har handlet, trykker du på pil ned til høyre på linjen hvor det står "Stocks". Da vil du få opp alle aksjene som matcher søket ditt "Equinor". Når du skal velge instrument, vær oppmerksom på å velge instrumentet med (E) til høyre på linjen dersom det allerede er et instrument du har fra før. (E) betyr at det er et eksisterende instrument.

Når du har valgt instrument, kan du trykke enten "Save" for å lagre dette instrumentet på valgt linje. Alternativt kan du trykke på "Update all"-knappen, da vil alle linjer med tilsvarende "Import Name" bli oppdatert til dette instrumentet.

Manglende bankkonto

De fire øverste radene her mangler bankkonto

Fylle ut manglende data kan gjøres på to ulike måter:

Dobbeltklikk i feltet "Bank Account" på linjen som mangler bankkonto. Du får da en nedtrekksliste med bankkontoer du kan velge mellom.

Høyreklikk i kolonnen og velg en av menyvalgene for å oppdatere bankkonto (Update BankAccounts...)

• Related Articles

• Daglig bruk av Dynamik

  Vår anbefalte runtiner hver gang du bruker Dynamik er som følger: Datainnsamling Første steget er å få filer inn i Inbox. Dette kan gjøres via integrasjon, manuell nedlasting av excel-filer eller mottak av PDF på e-post. Behandle sluttsedler Når ...

• Transaksjonsfil fra Nordnet

  I Nordnet-portalen er det mulig å laste ned transaksjonsfiler, denne transaksjonsfilen kan leses inn i Dynamik. Last ned transaksjonsfil fra Nordnet Logg inn på Nordnet Velg kontoen du skal ha transaksjoner fra, og klikk på Transaksjoner ark-fanen ...

• Tilbakemelding ved behandling av sluttsedler

  Når du behandler sluttsedler kan det oppstå situasjoner hvor du av ulike årsaker ikke får behandlet transaksjonen, som for eksempel at du prøver å selge mer enn du har i beholdningen på et instrument eller at du prøver å prosessere en transaksjon som ...

• Inbox

  I innboksen finner du alle filer med verdipapirtransaksjoner, slik som kjøp/salg av aksjer og fond, utbytter, renter og lignende, som er klar til å bli behandlet. Det finnes ulike måter å få inn filer i innboksen, dette kalle vi datainnsamling: ...

• Datainnsamling

  I denne artikkelen så vil vi ta for oss Datainnsamlingen i «Inbox»’en. Innsamling av data kan hovedsakelig skje på tre måter: Automatisk innsamling, via integrasjon Manuell opplasting av filer E-post mottak Automatisk fil-innsamling, via integrasjon ...